La première impression est souvent la plus marquante lorsqu’il s’agit d’établir une relation avec un client ou un partenaire. Une messagerie vocale bien conçue et personnalisée peut faire la différence entre un simple contact en attente et un client potentiel séduit par votre approche professionnelle. Voici 10 idées pour créer une messagerie vocale qui reflète au mieux les valeurs de votre entreprise tout en renforçant l’image de marque auprès de vos correspondants.
1. Soyez clair dans votre message
L’une des principales erreurs commises lors de la création d’une messagerie vocale est de ne pas donner suffisamment d’informations à l’appelant. Assurez-vous que votre message contient les informations essentielles telles que votre nom, le nom de l’entreprise et, si possible, votre poste ou votre fonction. De cette façon, vos correspondants sauront immédiatement qu’ils ont la bonne personne.
2. Adoptez un ton professionnel et convivial
Le ton de votre message doit être adapté à votre secteur d’activité. Néanmoins, il est recommandé de choisir un ton professionnel et convivial afin d’instaurer un climat de confiance et de montrer votre sérieux. Souvenez-vous qu’il vous faut rendre le message agréable sans pour autant tomber dans l’excès de familiarité.
Déterminez le niveau de formalité approprié
Certains secteurs d’activité exigent un langage plus formel que d’autres. Pesez bien le pour et le contre avant de choisir le niveau de formalité à appliquer dans votre messagerie vocale, et assurez-vous que celle-ci soit toujours compréhensible par tous.
3. Utilisez des phrases courtes et concises
Les messages longs et alambiqués augmentent les chances que vos appelants décrochent avant d’avoir pu vous laisser un message. Pensez à structurer votre messagerie avec des phrases courtes et claires afin de faciliter la compréhension et faire preuve de professionnalisme.
4. Proposez des alternatives à l’appelant
N’oubliez pas de mentionner que vous êtes indisponible pour le moment et proposez des alternatives à votre correspondant comme envoyer un email ou rappeler ultérieurement. Ainsi, il pourra prendre une décision informée plutôt que de perdre patience et passer à autre chose.
Fournissez des contacts supplémentaires selon votre organisation
Dans les grandes organisations, il peut être utile de fournir des contacts supplémentaires à qui l’appelant pourrait s’adresser en cas d’urgence. Cette solution contribuera à éviter les impasses et renforcera la qualité du service client.
5. Remerciez l’appelant et encouragez-le à laisser un message
Un simple « Merci pour votre appel » peut faire toute la différence dans la perception de votre entreprise par l’appelant. N’hésitez pas à montrer votre appréciation de la démarche et n’oubliez pas d’encourager vos correspondants à vous laisser un message détaillé avec leurs coordonnées complètes.
6. Utilisez un langage adapté à votre secteur d’activité
Tout comme le niveau de formalité, le vocabulaire employé dans votre messagerie vocale doit être en accord avec votre secteur d’activité. Veillez à utiliser des termes pertinents et évitez les jargons professionnels trop complexes qui pourraient dérouter vos appelants.
7. Mentionnez vos horaires de disponibilité
Pour faciliter le rappel, informez vos correspondants de vos horaires de disponibilité ou du délai moyen d’attente avant que vous ne puissiez répondre à leur requête. Cette information leur permettra non seulement de mieux gérer leur temps, mais aussi de mieux comprendre quand ils pourront espérer avoir une réponse de votre part.
8. Personnalisez le message selon la saison ou les promotions en cours
Certaines entreprises choisissent de personnaliser leur messagerie vocale en fonction des saisons ou des promotions en cours. Profitez-en pour partager des informations pertinentes sur votre activité afin de mettre en avant les nouveautés et susciter l’intérêt de vos appelants.
Variante : mentionner les congés ou fermetures exceptionnelles
En cas de période de vacances ou de jours fériés, il est bon de modifier votre messagerie vocale afin d’informer vos correspondants de la situation et leur donner une idée du temps d’attente.
9. Assurez une bonne qualité sonore
La qualité audio de votre message est primordiale pour assurer une écoute optimale et éviter les confusions dues à une mauvaise perception des mots. Veillez donc à enregistrer votre messagerie vocale dans un lieu calme avec un bon équipement.
10. Invitez l’appelant à patienter
Pour minimiser le stress engendré par l’attente, ajoutez à la fin de votre message une invitation à patienter quelques instants avant que l’appel ne soit divergé vers la boîte vocale. Cela montrera votre souci de bien faire et contribuera à générer une impression positive sur le correspondant.
En somme, créer une messagerie vocale professionnelle personnalisée est un moyen efficace de se démarquer et d’instaurer un climat de confiance avec vos appelants. Suivez ces conseils et déployez une stratégie appropriée qui vous permettra non seulement de rencontrer vos objectifs commerciaux, mais également de mettre en valeur votre entreprise auprès de vos clients ou partenaires potentiels.
